Wypowiedzenie umowy najmu lokalu

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu wydaje się prostą czynnością, jednak w praktyce może sprawiać wiele problemów zarówno najemcom, jak i wynajmującym. Pomimo pozornej prostoty, prawidłowe złożenie oświadczenia, określenie terminu zakończenia najmu czy samo doręczenie wypowiedzenia budzi w praktyce wiele wątpliwości. Błędy formalne mogą prowadzić do bezskuteczności wypowiedzenia, a w konsekwencji – do dalszego trwania najmu oraz naliczania czynszu. Zagadnienia związane z wypowiedzeniem umowy najmu stanowią element szerszej problematyki zobowiązań regulowanych przepisami prawa cywilnego.

Poniżej omówimy jak wypowiedzieć umowę najmu, jakie przepisy mają zastosowanie do lokali mieszkalnych oraz użytkowych, jakie są terminy wypowiedzenia, jakie mogą być przyczyny wypowiedzenia oraz jakie kryteria musi spełnić skuteczne wypowiedzenie umowy najmu.

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu?

Zasady, terminy oraz warunki wypowiedzenia zależą przede wszystkim od:

• rodzaju umowy – czas określony czy czas nieokreślony,
• sposobu użytkowania lokalu – mieszkalny czy użytkowy,
• strony wypowiadającej – najemca czy wynajmujący,
• podstawy wypowiedzenia przewidzianej w ustawie lub umowie.

Dlatego przed złożeniem wypowiedzenia warto dokładnie przeanalizować treść umowy oraz przepisy prawa.

Wymogi formalne oświadczenia o wypowiedzeniu

Forma wypowiedzenia

Zachowanie właściwej formy oświadczenia o wypowiedzeniu umowy może być kluczowe dla ważności czynności prawnej.

Zgodnie z art. 77 § 1 k.c. jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Jeżeli umowa lub szczególny przepis prawa nie wymaga formy pisemnej dla wypowiedzenia, to wystarczająca jest forma dokumentowa. Przykładem formy dokumentowej jest podpisany komputerowo dokument przesłany w wiadomości e-mail. Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie – choć zgodne z prawem – bywa problematyczne w razie sporu. Z perspektywy dowodowej forma dokumentowa jest ryzykowna chociażby ze względu na trudności z wykazaniem, że oświadczenie „dotarło” do adresata. Dlatego rekomendowaną praktyką pozostaje złożenie wypowiedzenia w formie pisemnej (z podpisem własnoręcznym).

Jeżeli umowę najmu lokalu mieszkalnego wypowiada wynajmujący, bezwzględnie wymagana jest forma pisemna oraz wskazanie przyczyny wypowiedzenia. Warunki te zostały zastrzeżone pod rygorem nieważności, a ich niedochowanie skutkuje bezskutecznością oświadczenia.

Zatem nawet gdy forma dokumentowa jest wystarczająca, dla zabezpieczenia interesów strony składającej wypowiedzenie pożądane jest sporządzenie oświadczenia w formie pisemnej. Oświadczenie najlepiej przesłać listem poleconym na adres drugiej strony albo doręczyć osobiście za pokwitowaniem odbioru. Pozwala to uniknąć wielu trudności dowodowych w przypadku sporu.

Elementy wypowiedzenia – wzór wypowiedzenia umowy najmu

Przykładowe oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najmu lokalu dokonywane na piśmie powinno zawierać:

1. datę i miejsce sporządzenia
2. dane strony wypowiadającej umowę (wynajmującego lub najemcy)
3. dane drugiej strony umowy (wynajmującego lub najemcy)
4. oznaczenie pisma (np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy)
5. podstawę wypowiedzenia (konkretny artykuł ustawy lub postanowienie umowy)
6. treść oświadczenia woli o wypowiedzeniu ze wskazaniem wypowiadanej umowy (nr umowy i data jej zawarcia, adres lokalu)
7. określenie terminu wypowiedzenia
8. przyczynę wypowiedzenia (jeśli jest wymagana przepisami prawa)
9. własnoręczny podpis strony wypowiadającej

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu zawartej na czas nieoznaczony

Umowa najmu zawarta na czas nieoznaczony z perspektywy wypowiedzenia jest bardziej elastyczna. Strona może bowiem wypowiedzieć taką umowę z zachowaniem ustawowych lub umownych terminów wypowiedzenia.

Termin wypowiedzenia umowy najmu lokalu zawartej na czas nieoznaczony

Jeżeli strony nie zastrzegły w umowie innego terminu, to zgodnie z art. 673 § 2 k.c. oraz art. 688 k.c. zastosowanie znajdą następujące terminy wypowiedzenia:

czynsz płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc	najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego
czynsz płatny miesięcznie	najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego
czynsz płatny w krótszych odstępach czasu niż miesiąc	najem można wypowiedzieć na trzy dni naprzód
czynsz płatny dziennie	najem można wypowiedzieć na jeden dzień na przód

Przykład liczenia terminu:

Jeżeli oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najmu lokalu (czynsz rozliczany w okresach miesięcznych, strony nie zmodyfikowały w umowie terminu wypowiedzenia, który wynosi 3 miesiące) zostanie drugiej stronie złożone w dniu 29 grudnia 2025 roku, to ostatni dzień obowiązywania umowy będzie przypadał na 31 marca 2026 roku. Jeżeli oświadczenie zostanie złożone w dniu 2 stycznia 2026 roku, ostatni dzień obowiązywania umowy będzie przypadał 30 kwietnia 2026 roku.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu zawartej na czas oznaczony

Umowa najmu zawarta na czas oznaczony z samej istoty jest umową trwalszą, a dopuszczalność jej wypowiadania jest ograniczona. Taka umowa ulega bowiem rozwiązaniu przede wszystkim na skutek upływu czasu, na jaki została zawarta.

Czy można wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas oznaczony?

Zgodnie z art. 673 § 3 k.c. jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Dopuszczalność wypowiedzenia umowy najmu na czas oznaczony zależy od wskazania w umowie konkretnych sytuacji, zdarzeń, faktów, kiedy może nastąpić wypowiedzenie. Artykuł 673 § 3 k.c. wprowadza zakaz wypowiadania umów na czas oznaczony, gdy decyzja zależy od swobodnego uznania strony. W orzecznictwie przyjmuje się bowiem, że przepis ten zawiera normy prawne o charakterze bezwzględnie obowiązującym. Zatem oznacza to, że zastosowanie tego przepisu nie może być wolą stron w umowie wyłączone lub ograniczone.

Wypowiedzenie terminowej umowy najmu dokonane w przypadku nieistnienia postanowienia umowy dopuszczającego wypowiedzenie, może w przypadku sporu zostać uznane za nieskuteczne. Strony w umowie powinny określić sytuację uprawniające do wypowiedzenia.

Przykład:

Strony zawarły umowę najmu na 3 lata. W umowie zapisano, że „umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.”  Wypowiedzenie umowy dokonane na podstawie takiego postanowienia może zostać uznane za nieskuteczne, ponieważ umowa nie określa konkretnej sytuacji uprawniającej do jej wypowiedzenia.

Jak wypowiedzieć umowę najmu na czas określony, jeżeli treść umowy nie przewiduje wypowiedzenia?

Jeżeli umowa najmu zawarta na czas oznaczony nie określa wypadków jej wypowiedzenia, co do zasady żadna ze stron nie może skutecznie wypowiedzieć takiej umowy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby strony w formie porozumienia wcześniej rozwiązały łączący je stosunek najmu.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu a ustawa o ochronie praw lokatorów

Do wypowiedzenia umowy najmu lokalu może mieć zastosowanie ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

Czy ustawa o ochronie praw lokatorów jest stosowana do każdej umowy najmu?

Ustawa o ochronie praw lokatorów jest stosowana do umów, których przedmiotem jest lokal (mieszkalny) w rozumieniu tego aktu prawnego. Stąd też dla ustalenia czy w konkretnym przypadku znajdują one zastosowanie, konieczne jest sięgnięcie do definicji legalnej lokatora oraz lokalu.

• lokatorem jest najemca lokalu lub osoba używająca lokal na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności.
• lokalem jest lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, a także lokal będący pracownią służącą twórcy do prowadzenia działalności w dziedzinie kultury i sztuki. Ustawa o ochronie praw lokatorów z pojęcia lokalu wyklucza pomieszczenie przeznaczone do krótkotrwałego pobytu osób, jak np. pomieszczenia znajdujące się w budynkach internatów, burs, pensjonatów, hoteli, domów wypoczynkowych lub w innych budynkach, które służą do celów turystycznych lub wypoczynkowych.

Przykład

Właściciel lokalu wynajmuje ten lokal rodzinie z dziećmi na cele mieszkaniowe. Taki stosunek prawny podlega przepisom ustawy o ochronie praw lokatorów, a wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego wymaga stosowania zasad określonych w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Wypowiedzenie umowy najmu w świetle ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów)

Ustawa o ochronie praw lokatorów w art. 11 ust. 1 przewiduje, że wypowiedzenie umowy najmu przez wynajmującego może nastąpić tylko z przyczyn określonych w art. 11 ust. 2-5, art. 21 ust. 4-4b i 5 oraz art. 21a tego aktu prawnego. Wypowiedzenie musi przy tym pod rygorem nieważności zostać dokonane na piśmie oraz określać przyczynę wypowiedzenia. Poniżej omówione zostaną przykładowe przyczyny, których wystąpienie uprawnia wynajmującego do wypowiedzenia najmu.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego gdy najemca niszczy lokal (art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów)

najmujący jest uprawniony do wypowiedzenia najmu, gdy najemca:

• używa lokal w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem;
• zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód;
• niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców;
• wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali.

Wypowiedzenie musi jednak zostać poprzedzone pisemnym upomnieniem najemcy, a wypowiedzenie może nastąpić najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego gdy najemca nie płaci czynszu (art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów)

Często występującą w praktyce jest sytuacja, gdy najemca przestaje płacić wynajmującemu umówiony czynsz oraz regulować opłaty za media. Wynajmujący nie jest wówczas pozbawiony ochrony. Może wypowiedzieć najem nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, jeżeli najemca jest w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu co najmniej za trzy pełne okresy płatności. Wynajmujący przed złożeniem wypowiedzenia powinien jednak na piśmie uprzedzić najemcę o zamiarze wypowiedzenia oraz wyznaczyć mu dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych i bieżących należności.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego gdy najemca bez pisemnej zgody wynajmującego wynajął, podnajął lub oddał lokal do bezpłatnego używania (art. 11 ust. 2 pkt 3 ustawy o ochronie praw lokatorów)

Wynajmujący może wypowiedzieć najem nie później niż na miesiąc na przód, na koniec miesiąca kalendarzowego, jeżeli najemca wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego.

Czy można wypowiedzieć najem okazjonalny lub instytucjonalny z przyczyn zawinionych przez najemcę?

Umowa najmu okazjonalnego lokalu oraz umowa najmu instytucjonalnego lokalu mogą zostać wypowiedziane z zawinionych przez najemcę przyczyn określonych w art. 11 ust. 2 pkt 1 – 3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawodawca w art. 19e oraz art. 19j ustawy o ochronie praw lokatorów wprost bowiem nakazał stosowanie art. 11 ust. 2 pkt 1 – 3 tego aktu prawnego do umowy najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu, mimo pozornej prostoty, wymaga każdorazowo analizy treści samej umowy oraz przepisów mających zastosowanie w konkretnej sytuacji. Od prawidłowo przygotowanego wypowiedzenia zależy bezpieczeństwo prawne strony wypowiadającej.

Potrzebujesz pomocy prawnej w Sosnowcu lub Dąbrowie Górniczej? Skontaktuj się z naszą kancelarią, przeanalizujemy twoją sytuację, doradzimy najlepsze rozwiązania i przygotujemy skuteczne wypowiedzenie.

FAQ – wypowiedzenie umowy najmu lokalu

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2025 poz. 1071 tekst jedn.).
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 725 tekst jedn.).
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 kwietnia 2000 r., sygn. Akt: II CKN 264/00.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2022 r., sygn. akt: I NSNc 122/21.