Nieterminowe regulowanie zobowiązań przez kontrahentów jest jednym z najczęstszych problemów w działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to sytuację, w której przedsiębiorca nie otrzymuje zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar i musi podjąć działania zmierzające do odzyskania należności. Pojawia się wówczas pytanie nie tylko o to, czy należność można odzyskać, lecz przede wszystkim – jak skutecznie dochodzić należności i od czego rozpocząć działania. W wielu przypadkach wymaga to również skorzystania z pomocy kancelarii radcy prawnego w sprawach z zakresu prawa gospodarczego.

W niniejszym artykule przedstawiono, jak wygląda dochodzenie należności od kontrahenta krok po kroku – od momentu powstania wymagalności roszczenia, przez wezwanie do zapłaty i postępowanie sądowe, aż po egzekucję komorniczą.

Jak wygląda proces dochodzenia należności od kontrahenta krok po kroku

W praktyce dochodzenie należności od kontrahenta ma charakter wieloetapowy i wymaga każdorazowo dostosowania do okoliczności konkretnej sprawy. Mimo to możliwe jest wskazanie typowego schematu postępowania, który pozwala uporządkować działania wierzyciela oraz ograniczyć ryzyka związane z dochodzeniem zapłaty.

Co do zasady proces dochodzenia należności od kontrahenta obejmuje następujące etapy:

• ustalenie momentu wymagalności roszczenia – od którego wierzyciel może skutecznie domagać się zapłaty,
• skierowanie wezwania do zapłaty – często poprzedzającego dalsze kroki prawne,
• podjęcie próby polubownego rozwiązania sporu – w szczególności poprzez zawarcie ugody,
• skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego – poprzez wniesienie pozwu o zapłatę,
• zabezpieczenie roszczenia pieniężnego – w szczególności w sytuacjach, w których istnieje ryzyko utrudnienia egzekucji,
• uzyskanie orzeczenia sądu – najczęściej w postaci nakazu zapłaty,
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego – w przypadku braku dobrowolnej zapłaty przez dłużnika.

Każdy z powyższych etapów wiąże się z odrębnymi przesłankami prawnymi oraz konsekwencjami procesowymi, które mogą mieć istotne znaczenie dla skuteczności odzyskania należności.

Kiedy należność staje się wymagalna?

Podstawowym warunkiem dochodzenia zapłaty jest postawienie roszczenia w stan wymagalności, a więc doprowadzenie do sytuacji, w której wierzyciel może skutecznie domagać się spełnienia świadczenia pieniężnego.

Zagadnienie ustalenia chwili, w której roszczenie staje się wymagalne – w tym sposób obliczania terminu zapłaty oraz skutki procesowe błędnej oceny tej daty – zostało szerzej omówione w odrębnym artykule poświęconym momentowi wymagalności roszczenia pieniężnego.

Zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego termin spełnienia świadczenia:

• może być oznaczony (np. w umowie strony wprost określiły termin)
• może wynikać z właściwości zobowiązania.

Jeżeli jednak termin płatności nie został oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, zobowiązanie staje się wymagalne po wezwaniu dłużnika do zapłaty. W praktyce oznacza to konieczność skierowania do dłużnika wezwania do zapłaty z wyznaczeniem odpowiedniego terminu spełnienia świadczenia.

Postawienie roszczenia w stan wymagalności ma również istotne znaczenie z punktu widzenia biegu terminu przedawnienia, który co do zasady rozpoczyna się właśnie od tego momentu.

Wezwanie do zapłaty – pierwszy i kluczowy krok

Choć sporządzenie wezwania do zapłaty nie zawsze jest formalnie wymagane przed wniesieniem pozwu, praktyka pokazuje, że etap ten nie powinien być pomijany.

Wezwanie do zapłaty stanowi dla dłużnika jednoznaczny sygnał, że wierzyciel oczekuje uregulowania zaległej należności w określonym terminie, a w razie jego braku jest gotowy do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Jest to również właściwy moment na poinformowanie dłużnika o:

• naliczaniu odsetek za opóźnienie w płatności,
• przysługującej wierzycielowi rekompensacie za koszty odzyskiwania należności, jeżeli zobowiązanie wynika z transakcji handlowej.

Dodatkowe świadczenia przysługujące wierzycielowi w razie nieterminowej zapłaty

W relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, jeżeli zaległa należność wynika z transakcji handlowej, wierzycielowi – obok należności głównej – mogą przysługiwać dodatkowe świadczenia pieniężne na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Co do zasady w transakcjach handlowych wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, i to bez konieczności uprzedniego wzywania dłużnika do zapłaty. Odsetki te są wyższe niż standardowe odsetki ustawowe za opóźnienie przewidziane w Kodeksie cywilnym.

W 2026 roku odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 14% w stosunku rocznym w przypadku, gdy dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Niezależnie od odsetek wierzycielowi może przysługiwać ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności, której wysokość uzależniona jest od wartości świadczenia pieniężnego i wynosi:

• 40 euro – gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł,
• 70 euro – gdy wartość świadczenia przekracza 5 000 zł, lecz jest niższa niż 50 000 zł,
• 100 euro – gdy wartość świadczenia wynosi co najmniej 50 000 zł.

Rekompensata ta przysługuje z mocy prawa i jej dochodzenie nie jest uzależnione od wykazania faktycznie poniesionych kosztów.

Negocjacje i ugoda z kontrahentem

Nie każde opóźnienie w zapłacie należności musi prowadzić do wszczęcia postępowania sądowego. Jeżeli kontrahent nie kwestionuje istnienia długu ani jego wysokości, możliwe jest polubowne zakończenie sporu poprzez zawarcie ugody.

W praktyce ugoda stanowi skuteczny sposób dochodzenia należności, pozwalając na elastyczne ukształtowanie warunków spłaty, w tym wydłużenie terminu płatności lub rozłożenie należności na raty.

Zawarcie ugody nie oznacza jednak rezygnacji z zabezpieczenia interesów wierzyciela. Istnieją rozwiązania prawne, które umożliwiają zabezpieczenie wykonania ugody oraz ograniczenie ryzyka dalszego sporu. Kluczowe znaczenie ma przy tym prawidłowe i precyzyjne sformułowanie jej treści.

W praktyce możliwe jest takie ukształtowanie ugody, aby w razie jej niewykonania wierzyciel mógł dochodzić należności z pominięciem pełnego postępowania sądowego, co istotnie skraca czas odzyskania środków i ogranicza koszty. W przypadku wątpliwości co do treści ugody lub skutków jej niewykonania warto skontaktować się z kancelarią w celu oceny najbezpieczniejszego rozwiązania.

Jakie dokumenty są niezbędne przy dochodzeniu należności?

Skuteczność dochodzenia należności w dużej mierze zależy od tego, czy wierzyciel dysponuje odpowiednim materiałem dowodowym pozwalającym wykazać istnienie oraz wysokość roszczenia.

W postępowaniu cywilnym nie obowiązuje zamknięty katalog dowodów. Dowodem może być w szczególności:

• umowy,
• korespondencja e-mail, wiadomości SMS, wiadomości z komunikatorów internetowych,
• faktury, rachunki, dokumenty księgowe,
• protokoły odbioru i potwierdzenia wykonania świadczenia,
• nagrania audio i video (pozyskane zgodnie z prawem),
• zeznania świadków,
• opinie biegłych.

Zgromadzenie pełnego materiału dowodowego już na etapie kierowania sprawy do sądu ma szczególne znaczenie w sprawach gospodarczych, w których obowiązuje prekluzja dowodowa – co do zasady powód powinien powołać twierdzenia i dowody już w pozwie.

Pozew o zapłatę – kiedy skierować sprawę do sądu?

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przynosi rezultatu, a próby polubownego zakończenia sporu nie powiodły się, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Pozew o zapłatę powinien zostać przygotowany w sposób kompletny i precyzyjny. Błędy formalne lub braki dowodowe mogą prowadzić do zwrotu pozwu albo istotnego wydłużenia postępowania.

W sprawach o roszczenia pieniężne sąd co do zasady wydaje nakaz zapłaty, zobowiązując pozwanego do zapłaty należności w określonym terminie albo wniesienia środka zaskarżenia. Nakaz zapłaty może zostać wydany w postępowaniu upominawczym albo nakazowym, przy czym postępowanie nakazowe jest korzystniejsze dla wierzyciela, gdyż zaskarżenie nakazu wiąże się z obowiązkiem uiszczenia przez dłużnika ¾ opłaty od pozwu.

Nakaz zapłaty jest wydawany przez sąd na podstawie pozwu oraz dołączonych do niego dowodów – bez przeprowadzania rozprawy. Dopiero gdy dłużnik skutecznie zaskarży nakaz zapłaty, sąd wydaje wyrok po przeprowadzeniu rozprawy.  

Zabezpieczenie roszczenia – ochrona przed niewypłacalnością dłużnika

Z praktyki kancelarii wynika, że w wielu sprawach skuteczne odzyskanie należności zależy nie tylko od uzyskania korzystnego rozstrzygnięcia, lecz przede wszystkim od wcześniejszego zabezpieczenia możliwości jego wykonania. W szczególności dotyczy to sytuacji, w których istnieje ryzyko wyzbywania się majątku przez dłużnika lub podejmowania działań utrudniających egzekucję.

Wniosek o zabezpieczenie może zostać złożony już w pozwie, a w uzasadnionych przypadkach – także przed jego wniesieniem. Szczegółowe omówienie przesłanek udzielenia zabezpieczenia oraz przebiegu postępowania zostało przedstawione w artykule: Zabezpieczenie roszczenia pieniężnego – kiedy sąd udziela zabezpieczenia i jak je uzyskać.

 Zabezpieczenie roszczenia pieniężnego może polegać na:

• zajęciu ruchomości, wynagrodzenia za pracę, wierzytelności z rachunku bankowego albo innej wierzytelności lub innego prawa majątkowego,
• obciążenia nieruchomości hipoteką przymusową,
• ustanowienia zakazu zbywania lub obciążania nieruchomości, gdy brak księgi wieczystej nieruchomości,
• obciążeniu statku albo statku w budowie hipoteką morską,
• ustanowieniu zakazu zbywania spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• ustanowieniu zarządu przymusowego nad przedsiębiorstwem lub gospodarstwem rolnym albo zakładem wchodzącym w skład przedsiębiorstwa lub jego częścią albo częścią gospodarstwa rolnego.

Egzekucja komornicza

Uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty lub wyroku nie zawsze oznacza faktyczne odzyskanie pieniędzy. Jeżeli dłużnik nie spełnia świadczenia dobrowolnie, konieczne jest wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Egzekucja prowadzona jest przez komornika sądowego na podstawie tytułu wykonawczego, którym jest m.in. prawomocne orzeczenie sądu zaopatrzone w klauzulę wykonalności. Celem postępowania egzekucyjnego jest przymusowe doprowadzenie do zaspokojenia wierzyciela.

Potrzebujesz pomocy w dochodzeniu należności?

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i masz problem z uzyskaniem zapłaty od kontrahenta, możesz skorzystać z pomocy kancelarii radcy prawnego. Prowadzimy sprawy o zapłatę na etapie przedsądowym, sądowym oraz egzekucyjnym, w szczególności na rzecz przedsiębiorców z Sosnowca, Dąbrowy Górniczej i Katowic – skontaktuj się z nami.

FAQ – dochodzenie należności od kontrahenta